采购申请与入库对账

适用对象：商家管理员、店长、采购负责人、仓库管理员

菜单入口：商家端 → 经营管理 → 采购申请

一、这项功能解决什么问题

采购申请用于把“为什么买、向谁买、买什么、谁审批”留在系统里，再衔接现有商品入库流程。它不是直接加库存的快捷按钮：审批通过只会生成一张草稿入库单，必须到商品入库页面审核后，库存和成本才正式入账。

二、标准流程

草稿 → 提交审批 → 审批通过 → 生成入库单 → 商品入库审核 → 关闭采购对账

驳回的申请可以修改后重新提交。所有申请、明细、供应商、商品和入库单都按当前商户隔离；门店商品会继续受到当前门店范围限制。

三、操作步骤

1. 新建采购申请

• 打开“经营管理 → 采购申请”，点击“新建采购申请”；
• 填写采购主题、供应商和采购原因；
• 添加商品、数量、采购单价和备注；
• 保存后得到“草稿”，确认无误再提交审批。

采购原因建议写清库存预警、门店活动、客户订单或季节补货依据，便于店长复核，不要只写“补货”。

2. 审批采购申请

审批人检查供应商、商品、数量、单价、预算和采购原因：

• 通过：状态变为“已审批”；
• 驳回：必须填写原因，申请人修改后可以重新提交；
• 采购申请本身不改变库存，也不代表已经付款。

3. 生成并审核入库单

在“已审批”详情点击“生成入库单”。系统会复制申请中的商品、数量、单价和备注，形成“商品入库”草稿。仓库人员仍按现有入库审核规则检查实收数量、批次、成本和附件，再完成审核。

4. 关闭采购对账

只有关联入库单已审核后，采购申请才能关闭。关闭表示采购申请和入库单已经完成业务对账，不等同于财务已经付款；付款状态仍以入库/财务模块的结算记录为准。

四、状态说明

五、边界与注意事项

• 采购申请、采购明细和关联入库单只允许当前商户访问，不能通过修改 URL 或表单编号查看其他商户数据；
• 供应商和商品必须属于当前商户或平台公共数据，并且门店范围有效；
• 生成入库单不会直接增加库存，必须完成既有入库审核；
• 本版本不自动向供应商下单、不自动发起银行付款、不替代合同审批；
• 删除、退货、付款和库存成本调整仍按商品库存、财务和售后模块的正式流程处理。

六、建议的管理规则

小店可以由店长审批；多门店商户建议规定金额阈值，超过阈值由商户管理员复核。每周从“已关闭”申请复盘采购价格、库存周转和缺货原因，把采购数据用于门店经营计划和奖金/绩效复盘，但不要把未经审核的草稿金额作为销售或利润事实。